Jeder von uns kennt dieses Problem: Du hast dir den Tag schön strukturiert, die Aufgaben sind klar, alles genau getaktet. Während der ersten Aufgabe früh am morgen läuft alles wie am Schnürchen. Und dann passiert es: Eine unerwartete Aufgabe flattert auf den Schreibtisch, aber sie passt gar nicht mehr in die Tagesstruktur. Vor allem ist es auch noch dringend. Du musst alles überdenken. Genau in diesem Moment: Die nächste Aufgabe, genau so unerwartet wie die davor. Und scheinbar genau so dringend und wichtig. Nun stehst du vor drei Aufgaben, aber was machst du zuerst? Wo liegt die Priorität? Für genau dieses Problem möchten wir dir heute einen möglichen Lösungsansatz zeigen, die sogenannte Eisenhower-Matrix.

Was hat Eisenhower mit diesem Problem zu tun?

Eisenhowers Schreibtisch und To-Do-Liste war nie leer, was in seiner Funktion als früherer US-Präsident relativ einleuchtend ist. Soweit bekannt ist, hat er die Eisenhower-Matrix aber nicht genutzt, um Aufgaben zu priorisieren, jedenfalls nicht im heutigen Verständnis. Vielmehr gab er den Anstoß zur Entwicklung dieser Methode durch eine Rede, die er 1954 gehalten hat. In dieser Rede fiel das Zitat „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Der Name der Methode klärt aber wenig darüber auf, was es nun eigentlich damit auf sich hat.

DAS PRINZIP DER EISENHOWER-MATRIX

Im Großen und Ganzen können wir jede Aufgabe charakterisieren und kategorisieren. Bei mancher fällt es uns leicht, bei manchen eher weniger. Die Eisenhower-Methode nutzt dafür ein Vier-Felder-System (Matrix), welches nach Dringlichkeit und Wichtigkeit aufgeteilt ist. Es gibt die Kategorien „WICHTIG“ / „NICHT WICHTIG“ und „DRINGEND“ / „NICHT DRINGEND“. Dementsprechend kannst du auch die Aufgaben einteilen. Aber was hat es mit den einzelnen Kategorien auf sich?

A) WICHTIG & DRINGEND

In dieser Kategorie spielt sich alles ab, was entscheidend für deinen kurz- und mittelfristigen Erfolg ist. Diese Aufgaben sind der Kern deiner Tätigkeit und sollten immer von dir und direkt erledigt werden. Hier gibt es keine Ausreden, das sind die entscheidenden Aufgaben im Daily Business und gegenüber externen Partner oder Kunden.

KERNAUSSAGE: SOFORT UND SELBST ERLEDIGEN

B) WICHTIG, ABER NICHT DRINGEND

Diese Kategorie benötigt Zeit. Hier geht es nämlich um ganz entscheidende Aufgaben, die möglicherweise richtungsweisend für die Zukunft sind. Aber es gibt dafür keine Deadline, nur Ideen und Vorstellungen. Beispielsweise das Restrukturieren des Arbeitsplatzes oder Haushaltsplans. Dinge, die man am besten selbst macht.

KERNAUSSAGE: TERMINIEREN UND SELBST ERLEDIGEN

C) DRINGEND, ABER NICHT WICHTIG

Es gibt Aufgaben, die einfach mal gemacht werden müssen. Aber wirklich von dir? Ist die Aufgabe so wichtig, dass nur du sie machen kannst? Vielleicht gibt es jemanden in deinem Umfeld, der genau der oder die Richtige für dieses ToDo ist. Ein gutes Beispiel hierfür ist die monatliche Buchhaltung, Putzen oder sich wiederholende Themen, die dir selbst nur Zeit für deine wichtigen Aufgaben rauben.

KERNAUSSAGE: DELIGIEREN / OUTSOURCING

D) NICHT DRINGEND & NICHT WICHTIG

Wir sagen zu dieser Kategorie gern „Die Schublade“. Hier kommen alle Aufgaben hin, die du in einer ruhigen und stressfreien Minute mal rausholst, um zu schauen, ob sich hieraus etwas entwickeln kann oder ob die Priorisierung sich geändert hat. Hier können auch Ideen für mögliche Zukunftsprojekte hin. Alles, was vielleicht in Zukunft mal wichtig werden könnte. Und dann hast du einen Ort, an dem du diese Aufgaben aufbewahrst. Oder du löschst diese Aufgabe einfach aus deiner ToDo-Liste.

KERNAUSSAGE: SCHUBLADE ODER LÖSCHEN

WARUM DIESE MATRIX?

Wenn wir alle Aufgaben sortiert haben, ist es wichtig den Überblick zu behalten. Am Besten auf einer großen Tafel / White Board. Denn es kann schließlich auch mal sein, dass sich Prioritäten ändern. Wenn das geschieht, muss man schnell umsortieren können. Deswegen machen sich kleine Magnettafeln oder Klebezettel an dieser Stelle sehr gut. Aber man kann natürlich auch schreiben.

ABLAUF & FAZIT

Kurz zusammengefasst:
Aufgabe kommt rein. Entsprechend der vier Felder kategorisieren. Handlungsaufforderung beachten (SOFORT & SELBST / TERMINIEREN / DELEGIEREN / SCHUBLADE ODER LÖSCHEN). Überblick behalten und up to date halten.

 „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ – D. D. Eisenhower

Diese Methode kann dir helfen, wenn du täglich / wöchentlich mit vielen neuen ToDos konfrontiert wirst. Hierfür gibt es noch zahlreiche Erweiterungen, die aber erstmal hinten anstehen sollten. Denn der erste Schritt ist zu lernen, wie man Aufgaben kategorisiert. Für viele sind nämlich alle Aufgaben WICHTIG und DRINGEND. Das führt auf Dauer aber nur zu erhöhtem Stresspotential, Nervosität und Unruhe. Liebe mal Sachen abgeben oder ruhen lassen. Viel Spaß beim Probieren!

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Dominik & Martin von EVEN

#timetogeteven

 

Foto von Breakingpic von Pexels

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